Defnyddio’r Egwyddorion
Cyflwyniad
Y bwriad yw i’r Egwyddorion gael eu defnyddio gan y rhai sy’n ymwneud â llywodraethu elusennau yng Nghymru a Lloegr, yn enwedig ymddiriedolwyr, staff ac aelodau pwyllgor.
Gall amrywiaeth o ddarparwyr allanol fod yn rhan o fuddsoddiadau elusen, er enghraifft rheolwyr buddsoddi, cynghorwyr buddsoddi, banciau ac arbenigwyr eiddo. Mae’r Egwyddorion yn dangos sut mae modd cynnal a goruchwylio’r cysylltiadau hyn o fewn strwythur llywodraethu cryf ac effeithiol.
Nid yw’r Egwyddorion yn ofynion cyfreithiol na rheoleiddiol ac nid ydyn nhw’n ceisio nodi’r holl ofynion cyfreithiol. Mae Investing charity money: guidance for trustees (CC14)' y Comisiwn Elusennau yn rhoi cyngor ar ddisgwyliadau cyfreithiol a rheoliadol elusennau mewn perthynas â buddsoddiadau yng Nghymru a Lloegr. Mae’r Egwyddorion yn adeiladu ar CC14, gan alluogi ymddiriedolwyr a staff i archwilio llywodraethu buddsoddiadau yng nghyd-destun yr elusen, a nodi enghreifftiau o sut i fynd i’r afael â heriau llywodraethu. Os nad yw defnyddwyr eisoes yn gyfarwydd â CC14, maen nhw’n cael eu cynghori i adolygu hyn cyn dechrau ar yr Egwyddorion.
Er bod yr Egwyddorion wedi’u targedu at elusennau yng Nghymru a Lloegr, y gobaith yw y byddan nhw hefyd yn adnodd defnyddiol i elusennau yn yr Alban, Gogledd Iwerddon a’r tu hwnt.
Mae’r Egwyddorion yn dilyn yr un fformat â’r Cod Llywodraethu Elusen felly mae modd eu defnyddio ochr yn ochr â’r Cod neu’n annibynnol arno.
Mae’r Egwyddorion hefyd yn anelu at helpu elusennau i edrych ar gymhwyso canlyniadau achos Butler-Sloss; gan ofyn i ymddiriedolwyr ystyried sut gallai buddsoddiadau wrthdaro â dibenion yr elusen a sut gallai buddsoddiadau effeithio ar enw da’r elusen.
Nid oes angen defnyddio’r Egwyddorion yn eu trefn; gall defnyddwyr fynd yn syth at yr adran sydd fwyaf perthnasol i’w hanghenion.
Mae gan bob Egwyddor ddisgrifiad byr, sail resymegol (y rhesymau pam ei bod yn bwysig), canlyniadau allweddol (beth fyddech chi’n disgwyl ei weld petai’r egwyddor yn cael ei mabwysiadu) ac arferion sy’n cael eu hargymell (beth allai elusen ei wneud i roi’r egwyddor ar waith). Mae’r Egwyddorion hefyd yn cynnwys adnoddau ychwanegol i helpu elusennau i weithredu’r Egwyddorion, gan gynnwys esboniadau, rhestrau gwirio, dolenni i enghreifftiau gan elusennau eraill a ffynonellau cymorth pellach.
Bydd rhai elusennau eisoes yn gweithredu’r rhan fwyaf o’r argymhellion, ac i eraill bydd rhai o’r arferion sy’n cael eu hargymell yn uchelgeisiol. Dylai defnyddwyr weld yr Egwyddorion fel cyfrwng ar gyfer gwella ac annog.
Amgylchiadau eich elusen
Y bwriad yw i’r Egwyddorion fod yn ddefnyddiol i elusennau o bob maint, er ein bod yn cydnabod bod heriau llywodraethu gwahanol yn dibynnu ar faint buddsoddiadau’r elusen a sut mae’r buddsoddiadau hynny’n cael eu cadw.
Nid yw’r Egwyddorion yn canolbwyntio ar asedau swyddogaethol sy’n cyflawni dibenion yr elusen yn uniongyrchol (e.e. safleoedd gweithredu, elusendai) er y gallai rhai o’r Egwyddorion fod yn ddefnyddiol yn yr amgylchiadau hyn.
Mae’r Egwyddorion yn delio â sut mae unrhyw gronfeydd wrth gefn yn cael eu buddsoddi a sut mae’r buddsoddiadau hynny’n cael eu goruchwylio, nid â datblygu polisi cronfeydd wrth gefn (y mae’r Comisiwn Elusennau yn darparu canllawiau arno yn CC19).
Teilwra’r Egwyddorion i amgylchiadau’r elusen
Mae modd chwilio’r Egwyddorion ar sail y canlynol:
Gorfodol (G) ymarfer sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith a/neu Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Argymell (A) ymarfer sy’n cael ei argymell
Ystyried (Y) cyfleoedd ar gyfer gwaith dyfnach
Bydd elusennau â llai nag £1 miliwn mewn buddsoddiadau, yn debygol o fod eisiau canolbwyntio ar arferion ar gyfer elusennau ‘llai’. Dylai elusennau llai sy’n ymdrin ag arian yn bennaf (e.e. mewn cyfrif banc) edrych ar yr adnodd o’r enw 'elusennau llai sy’n buddsoddi arian yn bennaf’' ac mae’n bosibl na fydd angen iddynt edrych ar yr Egwyddorion ehangach.
Mae’n debyg y bydd elusennau sydd â dros £20m mewn buddsoddiadau, yn enwedig y rheini sydd â gwaddolion neu bortffolios buddsoddi sy’n cynnwys buddsoddiadau y tu hwnt i arian parod a buddsoddiadau tebyg i arian parod, eisiau canolbwyntio ar yr ymarferion ar gyfer elusennau ‘mwy’.
Gall elusennau sydd â rhwng £1m-£20m mewn buddsoddiadau ganolbwyntio ar yr ymarferion ‘llai’ neu ‘fwy’, yn dibynnu ar allu staff ac ymddiriedolwyr.
Gall defnyddwyr ddewis yr Egwyddorion sy’n berthnasol i’w cyd-destun:
- efallai y bydd elusennau sydd ar gam cynnar yn y broses o archwilio eu hymarfer neu elusennau ‘llai’ sydd â chapasiti cyfyngedig o ran staff ac ymddiriedolwyr, yn dymuno canolbwyntio ar yr ymarferion Gorfodol a'r rhai sy’n cael eu Hargymell
- gall elusennau sy’n awyddus i gryfhau eu hymarfer ymhellach weithio drwy’r ymarferion i'r rhai i’w Hystyried
Dolenni i enghreifftiau, eglurwyr ac astudiaethau achos i helpu elusennau
Dolenni i ddogfen y Comisiwn Elusennau, Buddsoddi arian elusennol: canllawiau i ymddiriedolwyr (CC14)
Ymddiriedolwyr, staff ac aelodau pwyllgor
Drwy’r Egwyddorion, mae’r termau 'ymddiriedolwyr' neu ‘bwrdd’ yn cael eu defnyddio i gyfeirio at yr unigolion hynny sydd â rheolaeth dros, a chyfrifoldeb cyfreithiol dros, reolaeth a gweinyddiaeth yr elusen. Yr ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol am benderfynu sut mae dibenion yr elusen yn cael eu cyflawni. Gall ymddiriedolwyr hefyd gael eu galw’n aelodau bwrdd, cyfarwyddwyr, llywodraethwyr a thermau eraill.
Er mai bwrdd yr ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol yn y pen draw ac ar y cyd am fuddsoddiadau elusen, yn ymarferol efallai y bydd amrywiaeth o unigolion yn fewnol sydd â rôl ddirprwyedig yn goruchwylio’r gwaith o lywodraethu buddsoddiadau’r elusen.
Gallai hyn gynnwys:
- aelodau staff fel y Prif Swyddog Gweithredol, y pennaeth cyllid neu’r pennaeth buddsoddiadau
- is-bwyllgor o’r bwrdd er enghraifft, y ‘Pwyllgor Cyllid a Buddsoddiadau’, neu drysorydd, sydd fel arfer yn ymddiriedolwr.
Gall ymddiriedolwyr hefyd gymryd cyngor gan gynghorwyr annibynnol a delir ar drefniadau llywodraethu’r elusen (gweler Egwyddor 4).
Mae’r Egwyddorion felly’n nodi’n glir lle dylai ‘pob ymddiriedolwr’ fod yn ymwneud â’r buddsoddiadau a lle gallai fod yn is-set lai o ‘ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor’, gyda phob elusen yn penderfynu pwy yw’r unigolion hyn yn ei chyd-destun.
Mae’r Egwyddorion hefyd yn nodi lle gallai ‘amrywiaeth eang’ neu ‘drawstoriad eang’ o staff neu ymddiriedolwyr fod yn gysylltiedig, yn enwedig ar gyfer trafodaethau sy’n ymwneud â dibenion yr elusen.
Pan fydd unrhyw weithgareddau neu benderfyniadau yn cael eu haseinio i ymddiriedolwr penodol, neu i unigolion nad ydynt yn ymddiriedolwyr (fel staff neu aelodau pwyllgor), dylid cofnodi hyn yn y fframwaith dirprwyo (gweler Egwyddor 2).
Pan fydd gweithgareddau sy’n ymwneud â’r buddsoddiadau’n cael eu dirprwyo’n allanol (er enghraifft i reolwr buddsoddi neu gynghorydd buddsoddi) bydd hyn yn cael ei wneud yn glir.
