7. Bod yn agored ac yn atebol
Disgrifiad
Mae gwerth bod yn agored ac yn atebol o ran buddsoddiadau’r elusen yn cael ei ddeall ac yn cael ei weithredu.
Rhesymeg
Mae pob elusen yn cyflawni ei dibenion er budd y cyhoedd, ac mae bod yn agored ac yn atebol yn helpu i feithrin ymddiriedaeth a hyder yn yr elusen. Gan fod buddsoddiadau elusen yn rhan annatod o’i gweithrediadau, mae bod yn agored ac yn atebol am y buddsoddiadau yn elfen allweddol o feithrin ymddiriedaeth a hyder.
Canlyniadau allweddol
- Mae gan y bwrdd ddealltwriaeth ar y cyd o sut bydd cynnwys gwybodaeth am bolisi a dull buddsoddi’r elusen yn ei adroddiad blynyddol ac ar wefan yr elusen yn helpu i feithrin ymddiriedaeth a hyder.
- Mae ymddiriedolwyr/staff yn ystyried sut gallai buddsoddiadau’r elusen gael eu hystyried gan y bobl a’r mudiadau sy’n ymwneud â’i gwaith a gan y cyhoedd yn gyffredinol, a sut dylid rheoli unrhyw risgiau cysylltiedig i enw da.
Ymarfer
Bod yn agored ac yn atebol
Cyhoeddi gwybodaeth am fuddsoddiadau
Mae adroddiad blynyddol yr Ymddiriedolwyr yn cynnwys esboniad o’r canlynol:
- sut mae buddsoddiadau’r elusen wedi perfformio yn ystod y flwyddyn
- beth yw polisi buddsoddi’r elusen, gan gynnwys unrhyw nodau anariannol sydd gennych ar gyfer buddsoddiadau eich elusen
Nid oes angen i elusennau llai nac elusennau â llai o fuddsoddiadau neu fuddsoddiadau llai cymhleth gynnwys gwybodaeth fanwl.
I elusennau llai sydd ag arian mewn cyfrif banc, gallai adrodd ar sut mae buddsoddiadau’r elusen wedi perfformio gynnwys datganiad i ddweud bod gan yr elusen arian mewn cyfrif banc a derbyniwyd X% o log. Gall adrodd ar beth yw bolisi buddsoddi’r elusen gynnwys crynodeb byr o’r polisi (gweler elusennau llai sy’n buddsoddi arian yn bennaf). Gallai nodau anariannol gynnwys dulliau o osgoi gwrthdaro â dibenion yr elusen risgiau i’w henw da neu fuddsoddiadau cymdeithasol.
Byddai’r Comisiwn Elusennau a Datganiad yr Elusen o'r Arfer a Argymhellir yn disgwyl i elusennau â phortffolios buddsoddi mwy o faint gynnwys gwybodaeth fanylach yn yr adroddiad blynyddol.
Yn ogystal ag unrhyw ofynion dan y Datganiad o’r Arfer a Argymhellir (SORP) ar gyfer Elusennau a chanllawiau adrodd a chyfrifyddu’r, Comisiwn Elusennau, mae’r wybodaeth ganlynol ar gael drwy gyhoeddi polisi buddsoddi’r elusen ar ei gwefan a rhannau o’r polisi buddsoddi yn adroddiad blynyddol yr elusen:
- pam mae’r elusen yn dal buddsoddiadau a sut mae’r buddsoddiadau hynny’n cefnogi ac yn hyrwyddo ei dibenion
- sut mae’r elusen yn mynd i’r afael ag unrhyw wrthdaro â’i dibenion ac unrhyw risgiau i enw da o ran ei buddsoddiada
- strwythur llywodraethu sy’n ymwneud â buddsoddiadau, a sut mae ymddiriedolwyr / aelodau pwyllgor sydd â chyfrifoldebau goruchwylio buddsoddiadau yn cael eu recriwtio
- y prif ddarparwyr proffesiynol allanol a ddefnyddir gan yr elusen ar gyfer ei buddsoddiadau (e.e. banc, rheolwr buddsoddi, cynghorydd buddsoddi)
- dull yr elusen o ymdrin â buddsoddiadau cymdeithasol (os oes rhai’n cael eu gwneud)
Pan na fydd y polisi buddsoddi llawn wedi’i gyhoeddi ar wefan yr elusen, dylai, ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor edrych ar y rhesymau dros hyn a phennu ffyrdd eraill o gyflwyno’r wybodaeth, er enghraifft, drwy gyhoeddi polisi buddsoddi symlach.
Dylai gwybodaeth a gyhoeddir gan yr elusen am ei buddsoddiadau gael ei darparu mewn modd sy’n hygyrch i randdeiliaid yr elusen lle’n bosibl.
Mae Datganiad Ymarfer Cymeradwy Elusennau (SORP) yn nodi sut dylai elusennau baratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n berthnasol yn y DU. Nid yw’r Egwyddorion yn ceisio nodi’r holl ofynion yn y SORP a dylai ymddiriedolwyr/staff elusennau ddefnyddio’r SORP wrth baratoi cyfrifon. Mae gofynion SORP yn cynnwys:
- adrodd ar berfformiad ariannol buddsoddiadau, costau rheoli buddsoddiadau
- ei gwneud yn ofynnol i elusennau mwy o faint (incwm >£500k) esbonio yn yr adolygiad ariannol, os oes ganddynt fuddsoddiadau ariannol sylweddol, i ba raddau (os o gwbl) y maent yn ystyried materion cymdeithasol, amgylcheddol neu foesegol yn eu polisi buddsoddi.
I rai elusennau, gall y polisi buddsoddi gynnwys manylion manwl nad ydynt ar gael i’r rhan fwyaf o randdeiliaid ac ni fyddai eu cyhoeddi yn helpu i fod yn fwy tryloyw ac atebol. Yn yr achosion hyn, gallai elusennau gynhyrchu fersiwn o’r polisi buddsoddi sydd ar gael i randdeiliaid. Dylai elusennau yn y sefyllfa hon hefyd ystyried a oes gan bob ymddiriedolwr ddealltwriaeth lawn o’r polisi buddsoddi.
Mae’r SORP yn mynnu bod yn rhaid i’r adroddiad ddatgan i bwy y mae’r ymddiriedolwyr dirprwyo’r gwaith o reoli’r elusen o ddydd i ddydd a gan bwy mae’r ymddiriedolwyr yn cael cyngor. Yn benodol...enwau a chyfeiriadau unrhyw fudiadau neu bersonau perthnasol eraill sy’n darparu gwasanaethau bancio neu gyngor proffesiynol i’r elusen, gan gynnwys ei chynghorwyr buddsoddi.
Yn ymarferol, mae elusennau fel arfer yn rhestru eu darparwr/darparwyr bancio, eu rheolwr/rheolwyr buddsoddi a'u cynghorydd/cynghorwyr buddsoddi. Pan mae cynghorydd buddsoddi yn cael ei ddefnyddio, fel arfer rhestrir y cynghorydd ond nid y rheolwyr a ddewiswyd gan y cynghorydd.
Pan na fydd y polisi buddsoddi llawn wedi’i gyhoeddi ar wefan yr elusen, dylai, ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor edrych ar y rhesymau dros hyn a phennu ffyrdd eraill o gyflwyno’r wybodaeth, er enghraifft, drwy gyhoeddi polisi buddsoddi symlach.
Mae’r meini prawf ar gyfer Sgorio Arferion Sefydliadau yn cynnwys cyhoeddi’r polisi buddsoddi. Nod Sgorio Arferion Sefydliadau yw gwella Amrywiaeth, Atebolrwydd a Thryloywder y sefydliadau.
Dylai elusennau ystyried pa randdeiliaid, er enghraifft, rhoddwyr neu ddefnyddwyr gwasanaethau, a allai fod eisiau gweld gwybodaeth am fuddsoddiadau’r elusen a sicrhau ei bod yn hygyrch i’r cynulleidfaoedd hynny.
Rhaid i elusennau sydd wedi’u cofrestru yng Nghymru neu Loegr anfon ffurflen flynyddol i’r Comisiwn Elusennau neu adrodd ar eu hincwm a’u gwariant bob blwyddyn. Bydd yr hyn y mae angen i elusennau adrodd arno yn dibynnu ar eu maint. Rhaid i elusennau mwy o faint gwblhau archwiliad llawn.
Ar gyfer elusennau sy’n paratoi adroddiad a chyfrifon blynyddol, mae’r dogfennau hyn yn cymryd cryn amser a gallant roi cipolwg defnyddiol ar waith yr elusen ar gyfer amrywiaeth eang o randdeiliaid, gan wneud buddsoddiadau’r elusen yn fwy agored. Fel y nodir yn y Datganiad o’r Arfer a Argymhellir (SORP) ar gyfer Elusennau: Ni ddylid ystyried adroddiad a chyfrifon yr elusen fel gofyniad statudol neu ymarfer technegol yn unig. Dylai’r adroddiad a’r cyfrifon, wrth eu darllen gyda’i gilydd, helpu defnyddwyr yr wybodaeth i ddeall beth mae’r elusen wedi’i sefydlu i’w wneud, yr adnoddau sydd ar gael iddi, sut mae’r adnoddau hyn wedi cael eu defnyddio a beth sydd wedi cael ei gyflawni o ganlyniad i’w gweithgareddau.
Mae ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor yn archwilio’r cysyniad o gyhoeddi gwybodaeth fanylach am y portffolio buddsoddi fel rhan o ymrwymiad i fod yn agored.
Mae elusennau’n archwilio amrywiaeth o ddulliau i fod yn fwy agored ynghylch eu buddsoddiadau, gan gynnwys:
- cyhoeddi rhestr lawn o’r holl fuddsoddiadau sylfaenol a ddelir gan yr elusen (fel arfer gydag oedi er mwyn osgoi sensitifrwydd masnachol)
- cyhoeddi cofnodion pleidleisio sy’n ymwneud â’r buddsoddiadau gwahanol y mae’r elusen yn berchen arnynt
- Prifysgol Bryste - cliciwch ar Portfolio Investment Report
- Access - Y Sefydliad Buddsoddi Cymdeithasol - Access Impact Report for Access’s Endowment
- Sefydliad Friends Provident - Adroddiad Blynyddol 2022 - gweithgarwch ymgysylltu â chyfranddalwyr
- Barking & Dagenham Giving Community Steering Group and Investment Policy
Rhannu â chyfoedion
Mae ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor yn archwilio cyfleoedd i rannu a dysgu am fuddsoddiadau gyda mudiadau eraill yn y sector elusennol a’r rhai sy’n dilyn dull buddsoddi sy’n seiliedig ar bwrpas.
Mae amrywiaeth o rwydweithiau’n darparu cymorth i elusennau ar fuddsoddiadau, gan gynnwys:
Cyfathrebu â rhanddeiliaid
Mae eglurder ynghylch pwy yw rhanddeiliaid allweddol yr elusen, a chynllun ar gyfer cyfathrebu â nhw am fuddsoddiadau’r elusen, gan gynnwys prosesau a llwybrau y cytunwyd arnynt lle bo angen.
Gallai rhanddeiliaid gynnwys derbynwyr grant, defnyddwyr gwasanaeth, rhoddwyr, staff, gwirfoddolwyr, aelodau.
Gallai cyfathrebu â rhanddeiliaid fod ar ffurf:
- cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf am fuddsoddi yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol neu mewn sesiwn holi ac ateb gyda rhanddeiliaid.
- cyhoeddi (a chyfeirio at) wybodaeth am fuddsoddiadau'r elusen
Efallai y bydd angen i’r gwaith o baratoi ar gyfer cyfathrebu fod yn rhagweithiol (er enghraifft, rhoi’r diweddaraf i randdeiliaid) ac yn adweithiol (er enghraifft paratoi ar gyfer cwestiynau am ddull buddsoddi’r elusen neu fuddsoddiadau penodol sy’n peri risg i enw da).
Ar gyfer rhai elusennau, er enghraifft prifysgolion neu elusennau adnabyddus, bydd angen prosesau a llwybrau i sicrhau bod staff yn agored ac yn atebol heb roi gormod o faich arnynt.
Yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol - cliciwch ar y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol
Bod yn agored ac yn atebol
Cyhoeddi gwybodaeth am fuddsoddiadau
Mae adroddiad blynyddol yr Ymddiriedolwyr yn cynnwys esboniad o’r canlynol:
- sut mae buddsoddiadau’r elusen wedi perfformio yn ystod y flwyddyn
- beth yw polisi buddsoddi’r elusen, gan gynnwys unrhyw nodau anariannol sydd gennych ar gyfer buddsoddiadau eich elusen
Nid oes angen i elusennau llai nac elusennau â llai o fuddsoddiadau neu fuddsoddiadau llai cymhleth gynnwys gwybodaeth fanwl.
I elusennau llai sydd ag arian mewn cyfrif banc, gallai adrodd ar sut mae buddsoddiadau’r elusen wedi perfformio gynnwys datganiad i ddweud bod gan yr elusen arian mewn cyfrif banc a derbyniwyd X% o log. Gall adrodd ar beth yw bolisi buddsoddi’r elusen gynnwys crynodeb byr o’r polisi (gweler elusennau llai sy’n buddsoddi arian yn bennaf). Gallai nodau anariannol gynnwys dulliau o osgoi gwrthdaro â dibenion yr elusen risgiau i’w henw da neu fuddsoddiadau cymdeithasol.
Byddai’r Comisiwn Elusennau a Datganiad yr Elusen o'r Arfer a Argymhellir yn disgwyl i elusennau â phortffolios buddsoddi mwy o faint gynnwys gwybodaeth fanylach yn yr adroddiad blynyddol.
Yn ogystal ag unrhyw ofynion dan y Datganiad o’r Arfer a Argymhellir (SORP) ar gyfer Elusennau a chanllawiau adrodd a chyfrifyddu’r, Comisiwn Elusennau, mae’r wybodaeth ganlynol ar gael drwy gyhoeddi polisi buddsoddi’r elusen ar ei gwefan a rhannau o’r polisi buddsoddi yn adroddiad blynyddol yr elusen:
- pam mae’r elusen yn dal buddsoddiadau a sut mae’r buddsoddiadau hynny’n cefnogi ac yn hyrwyddo ei dibenion
- sut mae’r elusen yn mynd i’r afael ag unrhyw wrthdaro â’i dibenion ac unrhyw risgiau i enw da o ran ei buddsoddiada
- strwythur llywodraethu sy’n ymwneud â buddsoddiadau, a sut mae ymddiriedolwyr / aelodau pwyllgor sydd â chyfrifoldebau goruchwylio buddsoddiadau yn cael eu recriwtio
- y prif ddarparwyr proffesiynol allanol a ddefnyddir gan yr elusen ar gyfer ei buddsoddiadau (e.e. banc, rheolwr buddsoddi, cynghorydd buddsoddi)
- dull yr elusen o ymdrin â buddsoddiadau cymdeithasol (os oes rhai’n cael eu gwneud)
Pan na fydd y polisi buddsoddi llawn wedi’i gyhoeddi ar wefan yr elusen, dylai, ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor edrych ar y rhesymau dros hyn a phennu ffyrdd eraill o gyflwyno’r wybodaeth, er enghraifft, drwy gyhoeddi polisi buddsoddi symlach.
Dylai gwybodaeth a gyhoeddir gan yr elusen am ei buddsoddiadau gael ei darparu mewn modd sy’n hygyrch i randdeiliaid yr elusen lle’n bosibl.
Mae Datganiad Ymarfer Cymeradwy Elusennau (SORP) yn nodi sut dylai elusennau baratoi eu cyfrifon yn unol â’r Safon Adrodd Ariannol sy’n berthnasol yn y DU. Nid yw’r Egwyddorion yn ceisio nodi’r holl ofynion yn y SORP a dylai ymddiriedolwyr/staff elusennau ddefnyddio’r SORP wrth baratoi cyfrifon. Mae gofynion SORP yn cynnwys:
- adrodd ar berfformiad ariannol buddsoddiadau, costau rheoli buddsoddiadau
- ei gwneud yn ofynnol i elusennau mwy o faint (incwm >£500k) esbonio yn yr adolygiad ariannol, os oes ganddynt fuddsoddiadau ariannol sylweddol, i ba raddau (os o gwbl) y maent yn ystyried materion cymdeithasol, amgylcheddol neu foesegol yn eu polisi buddsoddi.
I rai elusennau, gall y polisi buddsoddi gynnwys manylion manwl nad ydynt ar gael i’r rhan fwyaf o randdeiliaid ac ni fyddai eu cyhoeddi yn helpu i fod yn fwy tryloyw ac atebol. Yn yr achosion hyn, gallai elusennau gynhyrchu fersiwn o’r polisi buddsoddi sydd ar gael i randdeiliaid. Dylai elusennau yn y sefyllfa hon hefyd ystyried a oes gan bob ymddiriedolwr ddealltwriaeth lawn o’r polisi buddsoddi.
Mae’r SORP yn mynnu bod yn rhaid i’r adroddiad ddatgan i bwy y mae’r ymddiriedolwyr dirprwyo’r gwaith o reoli’r elusen o ddydd i ddydd a gan bwy mae’r ymddiriedolwyr yn cael cyngor. Yn benodol...enwau a chyfeiriadau unrhyw fudiadau neu bersonau perthnasol eraill sy’n darparu gwasanaethau bancio neu gyngor proffesiynol i’r elusen, gan gynnwys ei chynghorwyr buddsoddi.
Yn ymarferol, mae elusennau fel arfer yn rhestru eu darparwr/darparwyr bancio, eu rheolwr/rheolwyr buddsoddi a'u cynghorydd/cynghorwyr buddsoddi. Pan mae cynghorydd buddsoddi yn cael ei ddefnyddio, fel arfer rhestrir y cynghorydd ond nid y rheolwyr a ddewiswyd gan y cynghorydd.
Pan na fydd y polisi buddsoddi llawn wedi’i gyhoeddi ar wefan yr elusen, dylai, ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor edrych ar y rhesymau dros hyn a phennu ffyrdd eraill o gyflwyno’r wybodaeth, er enghraifft, drwy gyhoeddi polisi buddsoddi symlach.
Mae’r meini prawf ar gyfer Sgorio Arferion Sefydliadau yn cynnwys cyhoeddi’r polisi buddsoddi. Nod Sgorio Arferion Sefydliadau yw gwella Amrywiaeth, Atebolrwydd a Thryloywder y sefydliadau.
Dylai elusennau ystyried pa randdeiliaid, er enghraifft, rhoddwyr neu ddefnyddwyr gwasanaethau, a allai fod eisiau gweld gwybodaeth am fuddsoddiadau’r elusen a sicrhau ei bod yn hygyrch i’r cynulleidfaoedd hynny.
Rhaid i elusennau sydd wedi’u cofrestru yng Nghymru neu Loegr anfon ffurflen flynyddol i’r Comisiwn Elusennau neu adrodd ar eu hincwm a’u gwariant bob blwyddyn. Bydd yr hyn y mae angen i elusennau adrodd arno yn dibynnu ar eu maint. Rhaid i elusennau mwy o faint gwblhau archwiliad llawn.
Ar gyfer elusennau sy’n paratoi adroddiad a chyfrifon blynyddol, mae’r dogfennau hyn yn cymryd cryn amser a gallant roi cipolwg defnyddiol ar waith yr elusen ar gyfer amrywiaeth eang o randdeiliaid, gan wneud buddsoddiadau’r elusen yn fwy agored. Fel y nodir yn y Datganiad o’r Arfer a Argymhellir (SORP) ar gyfer Elusennau: Ni ddylid ystyried adroddiad a chyfrifon yr elusen fel gofyniad statudol neu ymarfer technegol yn unig. Dylai’r adroddiad a’r cyfrifon, wrth eu darllen gyda’i gilydd, helpu defnyddwyr yr wybodaeth i ddeall beth mae’r elusen wedi’i sefydlu i’w wneud, yr adnoddau sydd ar gael iddi, sut mae’r adnoddau hyn wedi cael eu defnyddio a beth sydd wedi cael ei gyflawni o ganlyniad i’w gweithgareddau.
Mae ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor yn archwilio’r cysyniad o gyhoeddi gwybodaeth fanylach am y portffolio buddsoddi fel rhan o ymrwymiad i fod yn agored.
Mae elusennau’n archwilio amrywiaeth o ddulliau i fod yn fwy agored ynghylch eu buddsoddiadau, gan gynnwys:
- cyhoeddi rhestr lawn o’r holl fuddsoddiadau sylfaenol a ddelir gan yr elusen (fel arfer gydag oedi er mwyn osgoi sensitifrwydd masnachol)
- cyhoeddi cofnodion pleidleisio sy’n ymwneud â’r buddsoddiadau gwahanol y mae’r elusen yn berchen arnynt
Cyhoeddi buddsoddiadau sylfaenol:
- Prifysgol Bryste - cliciwch ar Portfolio Investment Report
- Access - Y Sefydliad Buddsoddi Cymdeithasol - Access Impact Report for Access’s Endowment
Cyhoeddi cofnod pleidleisio:
- Sefydliad Friends Provident - Adroddiad Blynyddol 2022 - gweithgarwch ymgysylltu â chyfranddalwyr
Gwybodaeth gyhoeddi am y dull buddsoddi a’r darparwyr proffesiynol a ddefnyddiwyd (e.e. cynghorwyr buddsoddi neu reolwyr buddsoddi):
Gwybodaeth gyhoeddi am fuddsoddiadau cymdeithasol ac effaith:
- Barking & Dagenham Giving Community Steering Group and Investment Policy
Rhannu â chyfoedion
Mae ymddiriedolwyr/staff/aelodau pwyllgor yn archwilio cyfleoedd i rannu a dysgu am fuddsoddiadau gyda mudiadau eraill yn y sector elusennol a’r rhai sy’n dilyn dull buddsoddi sy’n seiliedig ar bwrpas.
Mae amrywiaeth o rwydweithiau’n darparu cymorth i elusennau ar fuddsoddiadau, gan gynnwys:
Cyfathrebu â rhanddeiliaid
Mae eglurder ynghylch pwy yw rhanddeiliaid allweddol yr elusen, a chynllun ar gyfer cyfathrebu â nhw am fuddsoddiadau’r elusen, gan gynnwys prosesau a llwybrau y cytunwyd arnynt lle bo angen.
Gallai rhanddeiliaid gynnwys derbynwyr grant, defnyddwyr gwasanaeth, rhoddwyr, staff, gwirfoddolwyr, aelodau.
Gallai cyfathrebu â rhanddeiliaid fod ar ffurf:
- cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf am fuddsoddi yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol neu mewn sesiwn holi ac ateb gyda rhanddeiliaid.
- cyhoeddi (a chyfeirio at) wybodaeth am fuddsoddiadau'r elusen
Efallai y bydd angen i’r gwaith o baratoi ar gyfer cyfathrebu fod yn rhagweithiol (er enghraifft, rhoi’r diweddaraf i randdeiliaid) ac yn adweithiol (er enghraifft paratoi ar gyfer cwestiynau am ddull buddsoddi’r elusen neu fuddsoddiadau penodol sy’n peri risg i enw da).
Ar gyfer rhai elusennau, er enghraifft prifysgolion neu elusennau adnabyddus, bydd angen prosesau a llwybrau i sicrhau bod staff yn agored ac yn atebol heb roi gormod o faich arnynt.
Yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol - cliciwch ar y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol
